E-faktury – co warto o nich wiedzieć?

Cyfryzacja i technologia rozwijają się w szybkim tempie, w niemal wszystkich dziedzinach i branżach pracowniczych. I jest to dobra wiadomość, bo dzięki rozwiązaniom online pojawia się możliwość zaoszczędzenia dużych ilości czasu, szczególnie w przypadku przedsiębiorców. Dla przykładu, dzięki istnieniu e-księgowości właściciel czy pracownik firmy już nie musi własnoręcznie i osobiście dostarczać odpowiednich dokumentów do biura rachunkowego. Ta forma księgowości najlepiej sprawdza się w przypadku niewielkich firm, gdzie jej ingerencja nie musi duża. W poniższym artykule pod lupę weźmiemy działanie tak zwanych e-faktur.

biurorach

Co to są e-faktury?

E-faktura to nic innego jak faktura elektroniczna, która może być wystawiana i otrzymywana w dowolnym momencie. Wystarczy dostęp do internetu i jakiegokolwiek nośnika elektronicznego. Mogę być one wysyłane w formie ustrukturyzowanych komunikatów bądź w formatach elektronicznych, takich jak PDF i JPG. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie narzuca bowiem podatnikowi używania jednego z nich, co jest bardzo komfortowe. Ważne natomiast by plik był czytelny i możliwy do otworzenia.

W jaki sposób można je wystawiać?

Po pierwsze muszą spełniać wszystkie warunki, które dotyczą zarówno faktur elektronicznych, jak i papierowych. Należy do nich: obecność określonej daty wystawienia dokumentu, imię i nazwisko podatnika i usługobiorcy, numer VAT, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów itd. Ponadto, w przypadku e-faktur obowiązują zasady tak zwanych faktur uproszczonych, czyli danych nabywcy nie trzeba podawać w sposób bardzo uproszczony. Zwykłą fakturę wystawia się w dwóch egzemplarzach, a elektroniczną tylko w jednym, który jest przedmiotem multiplikacji. Oczywiście wszystkie zamieszczone dane powinny być autentyczne i prawdziwe, w innym przypadku grozi odpowiedzialność karna. Do wykrywania fałszywych tendencji jest przewidziana tak zwana kontrola biznesowa. Aby nie wzbudzić jej podejrzeń, warto być zawsze w posiadania dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie czy dokument transportowy. Pomyślne zakończenie procesu definiuje końcowe zaakceptowanie e-faktury przez odbiorcę.